Document Management

Binnen informatie-intensieve organisaties (en welke organisatie is dat niet?) is meestal sprake van complexe documentstromen en steeds vaker van ‘big data’ uitdagingen. Om documentstromen in perfecte banen te leiden en te waarborgen dat alle informatie uit alle documenten snel en eenvoudig te vinden is, is een gedegen document management strategie onmisbaar. Dat klinkt logisch, maar blijkt in de praktijk behoorlijk complex, zeker als meerdere mensen tegelijkertijd in dezelfde dossiers en documenten moeten werken.

Wij combineren ruime ervaring met het (her)inrichten en optimaliseren van document management processen met de technische skills om de projecten te regisseren. Misschien bent u op zoek naar een manier om medewerkers plaats- en tijdonafhankelijk in dossiers te laten werken. Of misschien gaat het u er vooral om dat documenten veilig worden opgeslagen en makkelijk doorzoekbaar zijn. Wat uw documentambities ook zijn, wij ondersteunen u graag bij het analyseren en concretiseren van vraagstukken op het gebied van:

• Dossiervorming
• Uniformiteit
• Beveiliging
• Archivering
• Beschikbaarheid
• Versiebeheer
• Emailopslag binnen het dossier/project


Procesoptimalisatie

Procesoptimalisatie wordt vaak als een synoniem voor kostenefficiency beschouwd. Hoewel gestroomlijnde werkprocessen inderdaad een substantiële bijdrage aan de bottom line leveren, wordt soms over het hoofd gezien dat slimme en samenhangende processen ook een impuls betekenen voor de medewerkertevredenheid. Als ‘eenvoudige’ taken zijn geautomatiseerd en dubbel werk wordt uitgesloten, is dat namelijk ook vanuit menselijk oogpunt pure winst.

Wij hebben een frisse en menselijke visie op procesoptimalisatie, waarbij IT nooit het einddoel is, maar wordt ingezet als aanjager van een werkbare en prettige work flow. We auditen en analyseren bestaande processen, stellen in nauwe samenwerking met interne stakeholders (management én medewerkers) verbeteringen voor en rollen die integraal uit. Ons werkveld omvat o.a. systeemoptimalisaties, systeemintegraties, automatische dossier- en projectgeneratie, het realiseren van koppelingen, integratie en upgrades/updates van bronsystemen.

 


Office 365 / Cloud

We gaan massaal de 'cloud' in. Werd de keuze voor ‘the cloud’ enkele jaren geleden nog met scepsis bekeken (veiligheid? betaalbaarheid? beheersbaarheid? stabiliteit? wetgeving en toezichthouders?), inmiddels zijn de meeste organisatie overtuigd van de meerwaarde van cloud oplossingen en hebben ook toezichthouders en wetgevers de regelgeving herzien. Terecht, want moderne cloud oplossingen combineren ‘oneindige’ schaalbaarheid met kostenefficiency. Bovendien is de data vaak dichterbij dan u misschien denkt. Zo wordt Office365 data ‘gewoon’ in Amsterdam opgeslagen. Office 365, het productiviteitsplatform van Microsoft, is om meerdere redenen een vertrouwde oplossing. Niet alleen omdat Microsoft Office 365 alle essentiële (en bekende!) kantoorapplicaties omvat, de kosten van IT reduceert en real-time samenwerking faciliteert, maar ook vanwege de uitstekende integratie met bijvoorbeeld Microsoft Sharepoint, DMSforLegal en Microsoft Matter Center.

Microsoft Matter Center voor Office 365 is een future-proof document management oplossing, die via elk apparaat toegang biedt tot een overzichtelijke en beveiligde werkomgeving. Omdat bestanden case-based worden opgeslagen, reviews altijd mogelijk zijn en de informatie razendsnel kan worden gevonden, betekent dit een grote impuls voor de productiviteit en de effectiviteit. Bovendien is het platform naadloos geïntegreerd met DMSforLegal, zodat u profiteert van een samenhangende SharePoint in the cloud oplossing.